Studenci informują Prorektora ds. Studenckich w terminie do 14 dni od dnia podjęcia uchwały o założeniu koła/organizacji studenckiej.
Pisemną informację składa się w Działu Spraw Studenckich (DSS) – łącznik pawilonów C1/C2, pok. 127.
Do informacji dołącza się następujące dokumenty:
protokół z zebrania założycielskiego wraz z podjętymi uchwałami, tj. o powołaniu organizacji studenckiej/koła naukowego, o wyborze zarządu, o zatwierdzeniu regulaminu, itp.,
regulamin (przykładowe wzory regulaminów znajdują się na stronie DSS),
pisemną zgodę Dziekana na funkcjonowanie w ramach Wydziału,
informację o osobie opiekuna naukowego wraz z jego pisemną zgodą na pełnienie tej funkcji,
imienną listę członków,
dane kontaktowe przedstawiciela koła/organizacji (tel. kom., adres e-mail).
DSS ocenia kompletność złożonych dokumentów, a Regulamin przekazuje do akceptacji Zespołu Radców Prawnych (ZRP).
Po uzyskaniu pozytywnej opinii ZRP, koło/organizacja podlega wpisowi do ewidencji, którą prowadzi DSS.
Dziekana Wydziału,
Pełnomocnika ds. Kół Naukowych Pionu Hutniczego lub Górniczego,
URSS lub URSD.
Uwaga! W informacji tej, zawarta jest decyzja Prorektora ds. Studenckich o przyporządkowaniu koła do odpowiedniego Pełnomocnika.
Po wpisaniu do ewidencji, koło/organizacja zakłada konto mailowe w domenie AGH.